همه ما ممکنه در طول روز، زمان زیادی رو صرف مکالمه با افراد مختلف کنیم؛ در این شرایط گوش دادن میتونه فرایندی خستهکننده و طاقتفرسا باشه. اما برای اینکه تا حد ممکن از این مکالمهها لذت ببریم و اطلاعات مورد نظرمون رو از اونها کسب کنیم، لازمه یاد بگیریم که چطور بهصورت فعال گوش کنیم؛ نه این که صرفا شنونده باشیم. ممکنه شما خودتون رو در محیط کار، شنونده فعالی بدونید؛ اما در اغلب اوقات بهطور ناخودآگاه و بر اساس عکسالعملهای معمول خودتون، شنیدن رو به گوش دادن ترجیح میدید.
در این بلاگ چندتا نکته رو به شما گوشزد میکنیم که با کمک اونها میتونید مهارت گوش دادن فعال رو در خودتون تقویت کنید و بتونید افراد و تیمها رو بهشیوهای موثر مدیریت کنید. اما بهتره اول به تفاوت بین شنیدن و گوش کردن اشاره کنیم.
شنیدن در مقابل گوش دادن
بین شنیدن و گوش کردن تفاوتهای زیادی وجود داره؛ شنیدن عمل دریافت صداست و یکی از حواس پنجگانه ما محسوب میشه اما گوش دادن یعنی شنیدن صدا و درک پیام اون. شنیدن آسونه و ما هیچ کنترلی بر روی چیزی که میشنویم نداریم. شنونده بودن در محیطهای کاری دردسرهای مخصوص به خودش رو داره؛ برای مثال اگه صرفا یه مدیر شنونده باشید ممکنه هر بار که کارمندهاتون با شما صحبت میکنن و پاسخی ازتون دریافت نمیکنن، احساس ناامیدی، نادیده گرفته شدن و بیارزشی کنن.
اما گوش دادن نسبت به شنیدن فرایند سختتریه. چون گوش دادن برعکس شنیدن یه انتخابه. در گوش دادن موثر ما باید روی متمرکز بودن ذهنمون و پاسخهایی که میدیم کنترل داشته باشیم. بهعبارت دیگه، زمانی که گوش میکنیم بهطور آگاهانه انتخاب میکنیم که چه چیزی رو بشنویم؛ پس همه اطلاعاتی رو که دریافت کردیم تجزیهوتحلیل میکنیم و یه پاسخ هوشیارانه از خودمون نشون میدیم. اشتیاق به تمرکز، درگیر شدن با موضوع بحث و پرسیدن سوالات تکمیلی (follow-up questions) برای برطرف شدن ابهامها، از ملزومات گوش دادن فعال به شمار میان.
با توجه به مطالبی که گفتیم احتمالا این سوال برای شما پیش میاد که از کجا باید بفهمیم در حال شنیدن هستیم یا گوش دادن؟ در قسمت بعدی به این سوال پاسخ میدیم.
اگه این نشونهها رو دارید، شنونده فعال نیستید!
این موارد نشون میدن که شما یه شنونده منفعل هستید؛ یا بهعبارت دیگه در حال شنیدن هستید، نه گوش دادن!
- اگه در طول مکالمات، کارهای متفرقه انجام میدید.
- اگه به جای جزئیات فقط کلیات گفتوگوها رو به خاطر میارید.
- اگه در طول مکالمه واکنشهای خنثی از خودتون نشون میدید.
- اگه در پایان مکالمات، به اطلاعاتتون چیزی اضافه نمیشه.
همونطور که گفتیم، گوش دادن فعال، نیاز به مشارکت شما داره و این مشارکت بههیچوجه به معنای موافقت کردن با طرف مقابل نیست؛ بلکه نشون از درک کردن نقطهنظرها و دیدگاههای طرف مقابل داره. بنابراین هرچی مشارکت بالاتری در طول مکالمات داشته باشید، شنونده فعالتری هستید واطرافیانتون از مکالمه با شما لذت بیشتری میبرن.
راهنمای شنونده فعال بودن در محیط کار
مهارت گوش دادن فعال در محیطهای کاری و بهویژه برای مدیران، اهمیت بیشتری پیدا میکنه. شاید بهعنوان یه مدیر اینطور فکر کنید که خیلی از کارمندها، صرفا میخوان که حرفهاشون شنیده یشه؛ اما واقعیت اینه که اونها بیشتر از همه ترجیح میدن درک بشن. این درک شدن، نیازمند یاد گرفتن فنون برقراری ارتباطات مناسب در محیط کار و گوش دادن فعاله. رهبران موفق و تاثیرگذارترین و محترمترین مدیرها اونهایی هستن که به حرف اعضای تیمشون گوش میدن تا اونها رو عمیقا درک کنن، مطالب جدیدی ازشون یاد بگیرن و در صورت نیاز اونها رو راهنمایی کنن. پس اگه میخواید مهارت گوش دادن فعال رو در خودتون تقویت کنید و در مسیر مدیریت موثر افراد و تیمها قدم مثبتی بردارید، کافیه به این توصیهها عمل کنید:
-
کنجکاو باشید
بهعنوان یه مدیر برای تقویت مهارت گوش دادن فعال و بهبود روابط با کارمندهاتون باید قوه کنجکاوی رو در خودتون تقویت کنید. از افراد سوالات عمیق بپرسید، نشون بدید که پاسخ اونها براتون مهمه و برای درک کردنشون تلاش میکنید. به این ترتیب اونها احساس ارزشمندی میکنن و شما میتونید بهعنوان یه مدیر دلسوز، اعتماد اونها رو جلب کنید.
-
قضاوتهای ذهنی خودتون رو کنار بذارید
موقع صحبت با افراد، تلاش کنید تا حضور ذهن بیشتری داشته باشید؛ در ضمن لازمه قضاوتهای ذهنی و نظرات پیشفرض رو درباره موضوع مورد نظر کنار بذارید و بهطور کامل روی صحبتهای طرف مقابل تمرکز کنید. زمانی که افراد احساس میکنن درک میشن، آمادگی بیشتری برای شنیدن نظرات شما دارن.
-
در برابر تمایل به ارائه راهکار مقاومت کنید
هدفتون از گوش کردن به افراد، یادگرفتن باشه نه صرفا ارائه پاسخهای مقطعی. زمانی که یکی از همکارهاتون با شما صحبت میکنه، احتمالا تمایل دارین که با هدف همدلی کردن با اون شخص به یه داستان مشابه شخصی اشاره کنید و سریعا به اون فرد راهحل ارائه بدید؛ اما باید در برابر این احساسات مقاومت کنید. شنوندههای حرفهای معمولا سکوت میکنن تا زمانی رو به تجزیهوتحلیل چیزهایی که شنیدن اختصاص بدن و داستانهای شخصی مشابه رو فقط زمانی تعریف میکنن که یه نکته کمککننده داشته باشه. بنابراین برای این که یه شنونده فعال باشید بهتره اجازه بدید افراد صحبتهای خودشون رو به پایان برسونن و بعد با پرسیدن سوالات باز از اونها تلاش کنید تا به نکاتی که نگفته باقی موندن پی ببرید.
-
به واکنشهای کلامی و غیرکلامی گوینده توجه کنید
بهعنوان یه شنونده فعال، باید با هدف درک کردن کارمندهاتون به اونها گوش کنید. حالات کلامی و غیرکلامی افراد رو زیر نظر بگیرید و با پرسیدن سوالات باز و اکتشافی تلاش کنید به افکار و احساسات پنهان اونها پی ببرید. در ضمن وقتی به حرفهایی که قبلا بین شما و کارمندهاتون رد و بدل شده اشاره میکنید، به اونها نشون میدید که مشتاق گوش کردن به صحبتهاشون هستید و برای دیدگاههای متفاوت، ارزش قائلید.
-
از کارمندها درباره عملکردتون بازخورد بخواید
گوش دادن فعال، مهارتیه که نیاز به تمرین مدوام داره. بنابراین بهتره از یه فرد مورد اعتماد که در همه جلسات با شما حضور داره، بخواید بازخوردهایی سازنده به شما ارائه بده. حتی اگه مایل باشید میتونید اهداف خودتون رو در راستای تبدیل شدن به یه شنونده فعال، با سایر افراد تیم به اشتراک بذارید.
-
عوامل حواسپرتی رو حذف کنید
توجه کامل، کلید تبدیل شدن به شنونده فعاله. صداهای مزاحم، اعلانها و پیامهای موبایل، روشن بودن صفحه مانیتور، رفتوآمد مکرر افراد و کار در اپن آفیس ها چند نمونه از عوامل مزاحمی هستن که ممکنه شما رو بهطور موقت از فضای مکالمات دور کنن. بنابراین خاموش کردن اعلانهای موبایل و صفحه مانیتور، اقدامات کوچیکی هستن که در راستای تبدیل شدن به یه شنونده فعال میتونید اونها رو بهکار بگیرید.
در این مقاله تلاش کردیم راهکارهایی رو ارائه بدیم که مدیرها بتونن با کمک اونها، مهارت گوش دادن فعال رو در خودشون تقویت کنن و از این راه بهرهوری رو در محیط کار افزایش بدن. در بخش بلاگ وبسایت آژانس دیجیتال مارکتینگ ماکان میتونید مقالات بیشتری رو درباره افزایش بهره وری در محیط کار مطالعه کنید.
منابع:
https://www.forbes.com
https://www.forbes.com
افزودن نظر